Vi utvecklar er verksamhet med
professionell kommunikation
per telefon och e-post

 

Mail har blivit en allt vanligare kommunikationskanal och avsändaren representerar organisationen i varje mail som skickas. Målet bör vara att alla som tar kontakt med organisationens personer och funktioner ska nå fram, få snabba och serviceinriktade svar och få sina ärenden uträttade. Ett korrekt språkval och ett serviceinriktat bemötande är oerhört viktigt. Avsändaren är ansiktet utåt och mail bör spegla den professionalism och det servicetänkande som ni vill skall förknippas med er verksamhet.istock_000015387689xsmall

Profitels e-postundersökning, Mystery Mailer®, är en vital tjänst för mätning av nuläge, uppföljning, mot policy och för kvalitetssäkring av e-posthanteringen. Tjänsten är till för de företag och organisationer som anser att det är viktigt att ha kontroll på kvaliteten på kundmötet per e-post. Dessa möten kan vara kunder, klienter, leverantörer, medborgare, kollegor och övriga som verksamheten är beroende av för att vara framgångsrika i en konkurrensutsatt värld. Undersökningen är också till stor hjälp för de som vill utveckla servicegraden och tillgängligheten för att påverka verksamhetens lönsamhet och varumärke.

Mystery Mailer® lämpar sig för kommunikation med de flesta delarna av organisationen, t.ex. förfrågningar till infoadresser, kundtjänster, funktioner och inte minst personspecifika kontakter. Vi undersöker och dokumenterar e-postmeddelandets alla beståndsdelar, bl.a. tillgänglighet, svarstider, kvaliteten på svaren, servicegraden, hänvisningar/vidarebefordringar, autosvar och kontaktuppgifter/signaturer.

Hur går undersökningarna till i detalj?

Mystery Mailer® genomförs via vårt undersökningsverktyg Mailtester. Utspridda i den överenskomna undersökningsperioden skickar vi e-postmeddelanden från en stor variation av adresser med ärenden/frågor som är framtagna tillsammans med uppdragsgivaren.

istock_000004868416mediumVi noterar tidpunkten för när mailen skickas ut och besvaras, vilka mail som inte besvaras, svarens innehåll, eventuella returbrev, signaturer, hänvisningar/vidarebefordringar samt information som erhålls via frånvarohanteraren. Varje e-postmeddelande bedöms enligt vår kvalitetsskala där värden räknas fram och sammanställs. Efter undersökningens slut sammanställer vi resultatet och redovisar det i form av tabeller, diagram, kommentarer och rekommendationer. Om våra uppdragsgivare så önskar kan vi göra jämförelser/benchmarking med såväl interna som externa enheter. Att följa upp utvecklingen av hanteringen av kundmötet per e-post i jämförande undersökningar är enkelt.

.